Doelgericht en Continu sturen op het beoogde resultaat

 

Doelgericht en Continu sturen op het beoogde resultaat

Verbaast u zich ook over het feit dat uw organisatie onvoldoende grip heeft op inkoop! Het kan toch niet zo zijn dat de waan van de dag op de werkvloer, bepalend is voor uw inkoopprestaties. Er moeten toch tools bestaan die het mogelijk maken om uw kennis in te brengen, zodat u continu kunt sturen op het beoogde resultaat?!

Proactief sturen op inkoopbeleid

Met Shpr (lees: Shopper) heeft u een adaptieve tool tot uw beschikking waarmee u theorie en adviezen kunt opvolgen en in praktijk kunt brengen. Met Shopper wordt uw inkoopbeleid integraal geborgd, waardoor dit - overal waar het van toepassing is - wordt meegenomen in de processturing van de werkvloer. Zo kunt u centraal organiseren, ook als de uitvoering decentraal plaatsvindt.

Uw bedrijfsvoering is ons uitgangspunt (Agile)

In tegenstelling tot procedurele software oplossingen hoeft u bij de initiŽle inrichting van Shopper geen structurele organisatorische veranderingen door te voeren. Shopper neemt uw bedrijfsvoering als uitgangspunt en maakt de prestaties van inkoop real-time inzichtelijk. Bestaande klanten hebben hun P2P processen in Shopper ingericht en zijn deze door de tijd gaan volgen. Op basis van de behaalde resultaten stelt men de inrichting bij om tot een effectievere en efficiŽntere bedrijfsvoering te komen.

De keten optimaal organiseren (Supply Chain)

Het maakt niet uit hoe u nu georganiseerd bent. Shopper kan voor elke organisatievorm, procesflow en kwaliteitsborging worden ingericht. U bepaalt hoe de keten wordt ingericht en met Shopper borgt u de naleving van de gemaakte contractafspraken. Door de effectiviteit en efficiŽntie als uitgangspunt te nemen, kunt u kosten besparen en risico's beperken. Niet alleen door achteraf afwijkingen vast te stellen, maar ook door in het inkoopproces continu te sturen op het beoogde resultaat.

Grip op het gehele proces (Source-to-Pay)

Shopper stelt u in staat de eigen organisatie en de betrokken partijen, vanuit hun rol met de juiste bevoegdheden, aan te haken in het inkoopproces. U krijgt de regie over hoe Shopper wordt ingericht, in alle vrijheid en samenhang. Het is dus niet de software of de werkvloer, maar U die bepaalt hoe de inkoop wordt gefaciliteerd.

Het inkoopproces inrichtenDoenHet inkoopproces inrichten

Wilt u meer weten over ons product en onze aanpak?

Wij werken met u samen vanuit een gemeenschappelijk bepaald, helder beschreven en haalbaar doel. Dat geeft ons ook de basis waarop we een vaste prijs kunnen afspreken voor het door u gewenste resultaat. Zo nemen we de risicoís bij u weg en kunt u effectief aan de slag om het doel te realiseren.

Neem contact met ons op

Resultaten direct meetbaar in het proces van optimaliseren

Met Shopper bent u in staat, van voor tot achter, constant de actuele werkelijkheid inzichtelijk te maken. Zelfs als er wat buiten Shopper om gebeurt. Alle administraties zijn te koppelen, ook als u met meerdere financiŽle administraties werkt. U gaat dus niet alleen achteraf meten, maar maakt het resultaat direct zichtbaar in de uitvoering.

IntuÔtief werken met Business Intelligence

De uitdaging is om prestatie bij de bron aan te kunnen pakken en de betrokken personen tijdig aan te spreken op hun rol en verantwoordelijkheid, of ze belonen voor hun bijdrage aan het geheel. Shopper maakt de geleverde prestaties binnen uw inkoopproces zichtbaar in relatie tot uw inkoopdoelstellingen. Met de juiste inzichten kunt u medewerkers en afdelingshoofden stimuleren om mee te werken aan een optimale uitvoering van de inkoop en uw leveranciers ertoe aanzetten om de gemaakte contractafspraken na te komen. Door adequaat actie te kunnen nemen, kan uw bedrijf een hoop geld besparen.

Kostenreductie en risicobeheer

Welke strategie u ook kiest, Shopper kan deze integraal toepassen binnen de inkoopprocessen en verbinden aan de gehele bedrijfsvoering. Selectie van leveranciers en concurrentiestelling, optimaliseren van distributiemethoden, inkooppolitiek, bestelbeleid of logistiek, met Shopper kunt u vanuit meerdere modellen sturen en de impact op het geheel blijven overzien vanuit elk perspectief. Resultaten worden integraal, transparant, overzichtelijk en concreet meetbaar. Managers bepalen zelf de meetpunten en de signalen (ToDo's) die worden afgegeven als er een situatie ontstaat waar actie vereist is. Zo kunt u steeds tijdig bijsturen om het gewenste resultaat te bereiken.

Resultaten inzichtelijk makenDoenResultaten inzichtelijk maken

Processen intern en extern gekoppeld

De baten met Shopper vertalen zich niet alleen naar meer effectiviteit en efficiŽntie voor de processen van de interne organisatie, maar ook naar een optimale uitvoering samen met uw leveranciers. Met Shopper kunt u ook de slimheid in uw onderhandeling onderbouwen, zodat u niet afhankelijk bent van de willekeur van de leverancier. Kortingen kunt u meetbaar onderbouwen en rechtvaardigen, door ook de besparingen bij de leverancier met Shopper aantoonbaar te maken.

"LAAT U VERRASSEN MET SHOPPER EN ONTDEK DAT OPTIMALISEREN EN VERANDERINGEN VAN BUITENAF KANSEN ZIJN OM U TE ONDERSCHEIDEN"

Adaptieve workflow en visualisatie van de werkvoorraad

Het aantal handelingen in de workflow wordt bepaalt door een goed georganiseerd proces dat zich aanpast aan de specifieke omstandigheden die daarop van toepassing zijn. Dus ook het behouden van de consistentie bij uitzonderingen.

EfficiŽntie vergroten en de doorlooptijd verkorten

De adaptieve workflow van Shopper maakt het mogelijk aan te sturen op het "in één keer goedĒ uitvoeren van acties, waarbij kwaliteit en integriteit van data te allen tijde is geborgd. Door het stimuleren van juist handelen en het voorkomen van onnodige fouten, wordt de efficiŽntie vergroot en de doorlooptijd verkort.

Volautomatisch bestellen en onnodige handelingen voorkomen

Aanvragen die voldoen aan de regels en voorwaarden die u heeft bepaald, kunnen direct (met een druk op de knop) volautomatisch worden besteld. Bij ontvangst van de bestelde artikelen zijn er in principe geen extra handelingen nodig, tenzij de levering onjuist of beschadigd is. De status van de bestelling is direct inzichtelijk, zodat onnodige telefoontjes voorkomen worden. Afwijkende handelingen en prijzen worden direct gesignaleerd, zodat u kunt ingrijpen voordat het te laat is.

Door het borgen van consistentie, kwaliteit en integriteit, stelt Shopper u in staat verdergaande contractafspraken te maken, die niet allen de prijs maar ook het proces verder optimaliseren.

Adaptieve workflow verbonden aan de werkelijkheid

U bepaalt in alle vrijheid de inrichting van Shopper. U kunt bijvoorbeeld beginnen met de bestaande werkwijzen binnen uw organisatie te gaan volgen en gaandeweg veranderingen door te voeren. Alle verrichte handelingen binnen deze werkwijzen (inclusief de uitzonderingen) worden in Shopper vastgelegd. Zo ontstaat er inzicht op de effectiviteit van deze werkwijzen in de praktijk en kunnen deze stapsgewijs worden omgebogen, in lijn met de gewenste standaard/het beleid.

Workflow toepassenDoenWorkflow toepassen
Shpr applicatie met OCI koppelingen
Het aanvragen van artikelen in Shopper kan via de interne catalogus, externe catalogus (OCI) of door een nieuw artikel aan te vragen.

Het aanpassen van werkprocessen en afspraken is binnen Shopper dan ook geen probleem. Zo kunt u snel op veranderingen inspelen en de aansluiting met de werkelijkheid behouden.

De adaptieve workflow blijft alle partijen actief betrekken en realiseert een werking die past bij een efficiŽnte operatie en die vanzelfsprekend werkt voor uw medewerkers (draagvlak).

"U KUNT ER OOK OVER DENKEN HET PROCES VAN FACTURATIE OOK OM TE KEREN EN UZELF TE FACTUREREN OP BASIS VAN DE PAKBON VAN DE LEVERANIER."

Persoonlijk Dashboard

Met Shopper kunt u resultaten continu zichtbaar maken. De getoonde resultaten hebben een directe verbinding met de actuele werkelijkheid in relatie tot hoe u deze wilt organiseren. De impact van veranderingen en afwijkingen zijn snel te bepalen, zodat u proactief kunt (bij)sturen op het beoogde resultaat binnen de KPIís die u heeft bepaald.

De operationele prestaties van uw inkooporganisatie inzichterlijk

Elke Shopper implementatie heeft zijn eigen dashboard, simpelweg omdat elke bedrijf anders is. De wijze waarop u uw (inkoop)organisatie heeft ingericht en de doelen die u hierbij stelt zijn bepalend voor: wat gemeten wordt; welke criteria van toepassing zijn en welke gegevens getoond worden.

De prestatie van inkoop wordt bij bedrijven veelal in financiŽle zin gemeten op de resultaten onder de streep. Echter dit verschaft geen inzicht over hoe dit verbeterd kan worden. Een dashboard binnen Shopper maakt de operationele prestaties van uw inkooporganisatie meetbaar ten opzichte van uw doelstellingen. Zo krijgt u inzicht, over waar strategisch, tactisch en operationeel gezien de uitdagingen en winstkansen liggen.

"STUUR UW CASE NAAR ONS OP. DAN DOEN WIJ U VRIJBLIJVEND EEN VOORSTEL EN LATEN CONCREET ZIEN WAT U MET SHOPPER KAN BEREIKEN"

Integraal beeld van het inkoopproces in relatie tot uw bedrijfsvoering

Op het dashboard van Shopper kunt u de prestaties en risicoís integraal binnen het inkoopproces zichtbaar maken. Het dashboard is gebaseerd op de real-time data uit Shopper. De data wordt in historisch perspectief, feitelijk juist en met een eenduidige interpretatie vastgelegd. De keus is aan u om te bepalen welke meetresultaten er worden gewenst en welke inzichten daaruit worden ontleend.

Tevens maakt Shopper inzichtelijk hoe externe factoren de prestaties van uw organisatie beÔnvloeden. Door resultaten en incidenten van alle betrokken partijen binnen het inkoopproces zichtbaar te maken, worden verbeterpunten herkenbaar en kunnen afspraken gemaakt of bijgesteld worden. Zo kunt u de algehele prestatie - inclusief die van de leveranciers - verbeteren.

Met Shopper kun je alle betrokken partijen hun eigen verantwoordelijkheid geven. Door ze met een eigen persoonlijk dashboard te voorzien, kunnen ze sturen op de eigen prestatie. Elke partij heeft zijn eigen informatiebehoefte. Daarom biedt Shopper een persoonlijk dashboard, dat eenvoudig en snel aangepast kan worden.

KPI's meetbaar makenDoenKPI's meetbaar maken

"BESTELLEN MET EEN DRUK OP DE KNOP KOST MINDER (TIJD) DAN EVEN BELLEN OM WAT TE BESTELLEN EN HET BESPAART ALLE BETROKKENEN EEN HOOP BESLOMMERINGEN ACHTER AF"

Samenwerken binnen de gemaakte afspraken

Binnen Shopper vertalen wij uw KPI's naar een procesinrichting op maat. Dit stelt u in staat KPI's functioneel & operationeel toepasbaar te maken en te sturen op het beoogde resultaat

Geen verrassingen achteraf

Werken met proactieve controles en signalering voor een effectieve opvolging binnen incident management. Dus niet achteraf analyseren, maar direct sturen op resultaat. Vertaal uw inkoopdoelstellingen naar taakstelling en borg de uitvoering met Shopper. Realiseer kwaliteit in de uitvoering met; een overzichtelijke en eenduidige signalering en workflow, met op elk moment een actuele werklijst (ToDo's) binnen de taakstelling van de persoon.

Werken met ToDo'sDoenWerken met ToDo's

Afspraak is afspraak

Contractafspraken en catalogus-beheer-regels geborgd binnen de uitvoering. Afspraken bewaken is essentieel: volgens de afgesproken prijs snel en op tijd betalen, volgens de afgesproken procedure de bestelling efficiŽnt verwerken, maar ook tijdige signalering en directe opvolging voor handelingen die buiten deze afspraken om gaan. Met Shopper bepaalt u de kwaliteit van de uitvoering, volgens de afspraken die worden ingericht binnen het end-to-end proces.

Contracten beherenDoenContracten beheren

Participatie van medewerkers

Met Shopper kan een medewerker alles bestellen, ook als het (nog) niet in de catalogus voorkomt. Een werkbare en toegankelijke applicatie is tevens een sterke incentive om het gedrag van Maverick Buying om te buigen naar de reguliere inkoopprocedures. Met Shopper zijn de handelingen eenvoudig en geordend, in aansluiting op de individuele werkprocessen. Bewustwording van de eigen rol in het lopende proces versterken de kwaliteit en bevorderen een tijdige opvolging.

Artikelen aanvragenDoenArtikelen aanvragen

Direct aan de slag

Uw bestaande werkwijzen en systemen integraal verbonden. Maak de effectiviteit van uw huidige processen inzichtelijk in Shopper en ga aan de slag dit te optimaliseren. Shopper ondersteund ook uw situatie. Ook als u bijvoorbeeld door een fusie met meerdere financiŽle systemen te maken heeft. Shopper kan gekoppeld worden met meerdere financiŽle administraties en u transparant integraal overzicht geven en dit blijven doen, terwijl u systemen uit faseert.

Aan de slag met uw inkoopprocessDoenAan de slag met uw inkoopproces

Regie over leveranciers

Effectief het aantal leveranciers beperken en producten consolideren tot een eenduidig aanbod, vereist een strategie met controles vooraf en een borging van afspraken binnen de gehele keten. Shopper realiseert de contract compliance met leveranciers door proactieve controles en real-time signalering binnen het inkoopproces van bestellen tot aan betaling. Vooraf gevalideerde en gefiatteerde aanvragen, resulteren in een hoge mate van automatische verwerking & tracking, van bestellen tot aan betalen, met korte doorlooptijden

Toezicht op leveranciersDoenToezicht op leveranciers

Aanbod aansluiten op vraag

Breng de werkelijke inkoopbehoefte binnen uw organisatie real-time in kaart. Met Shopper ben u in staat het inkoop proces van voor tot achter te analyseren. U bent in staat alle aanvragen te volgen, ook als deze niet in een aankoop resulteren, of als er uiteindelijk een ander product wordt aangeschaft. Zo bent u in staat de vraag vanuit uw organisatie scherp in beeld te krijgen en waar nodig, uw aanbod en afspraken met leveranciers bij te stellen.

Accorderen en aanvullen van artikelaanvragenDoenAccorderen en aanvullen van artikelaanvragen

Geordend en overzichtelijk proces

De uitvoering van inkoop naadloos aangesloten op uw strategie. Met Shopper is het proces een resultaat dat volgt uit de toepassing van uw beleid. De tactische besturing van uw organisatie wordt daardoor niet bepaald door het proces op zich, maar door de regels die u in alle vrijheid bepaalt. Bij de uitvoering wordt door Shopper steeds op de juiste plek in uw organisatie inzichtelijk wat er moet gebeuren en hoe het ervoor staat. Tevens is direct duidelijk met wie er contact opgenomen kan worden, indien de voortgang dat vereist.

Werken met een transparant procesDoenWerken met een transparant proces

Grip op prestaties leveranciers

Continue worden de prestaties van en afspraken met uw leverancier bewaakt. Shopper signaleert direct indien een er is afgeweken van een afspraak. Zowel bij de automatische verwerking, als ook vastgesteld door uw medewerkers. Zij kunnen direct in het ontvangstproces eventuele problemen melden en een beoordeling van de leverancier geven. Dit stelt u in staat tijdig actie te nemen en proactief de prestaties van de leverancier (bij) te sturen.

Tactische en strategische inkoopDoenTactische en strategische inkoop

Gegevens bij de bron

Geen redundantie in gegevens of problemen door afwijkingen. Binnen Shopper zijn de bronsystemen leidend. Er kunnen met alle administraties real-time koppelingen gerealiseerd worden, mits dit door dat systeem wordt ondersteund. Met deze koppeling kijkt u altijd naar de juiste actuele waarheid en worden misinterpretaties tussen systemen voorkomen. Data kwaliteit en integriteit worden geborgd in binnen shopper in historisch perspectief bijgehouden.

Over Archifact

Archifact ontwikkelt, levert, onderhoudt en implementeert schaalbare bedrijfssoftware middels een uniek concept voor kleine-, middelgrote- en grote ondernemingen. Ons motto is "maatwerk is standaardĒ. Anders dan gangbare ICT-methoden beschrijft Archifact niet de omslachtige weg (procedures) naar het resultaat, maar slechts de resultante zelf. Veranderingen zijn bij ons herleidbaar tot bedrijfsregels, onze adaptieve software verandert - aan de hand van deze regels - met uw mee.
Bij ons staat u als klant centraal.

Bij Archifact worden de specificaties vanuit natuurlijke taal beschreven en binnen een kennismodel ingericht. Het proces volgt uit een aaneenschakeling van handelingen (ToDo's) die worden gestuurd en geborgd door de regels in het kennismodel. In onze systemen is - op basis van de specificaties - de gehele functionaliteit verifieerbaar op volledigheid en juistheid. Data integriteit is impliciet te allen tijde in historisch perspectief geborgen. Met audits is de volledigheid en juistheid aangetoond en is de kwaliteit gecertificeerd.

Archifact is in staat om - in alle maten van complexiteit - bedrijfsmodellen te automatiseren, zonder beperkingen of concessies te doen. Bedrijven die met Archifact werken kunnen excelleren in hun operationele prestaties en beleid voeren op resultanten. Bij verschillende ondernemingen en zorginstellingen hebben de werkwijze van de Archifact oplossingen het verschil gemaakt in termen van geld, tijd, resultaat en kwaliteit.

Voor meer informatie over Archifact kunt u onze website bezoeken.

Wilt u meer informatie over Shpr?

U kunt dan vrijblijvend meer informatie ontvangen. Of doe een Meet & Greet met het team achter Shpr!
Aarzel niet en vul het onderstaande formulier in.

(Selecteer de juiste omschrijving)