Shpr ondersteund alle mogelijke inkoopprocessen

EIGEN SCENARIO

Wenst u een eigen scenario?

Alle mogelijke processcenario's kunnen in Shopper worden ondersteund. U kunt in alle vrijheid met eigen ideeën en strategieën sturen op resultaat. Uw bedrijfsdoelstelling is hierbij leidend. U brengt uw eigen organogram, autorisatie en procesvolgorde in en het inkoopproces in Shopper past zich hier adaptief op aan.

Shopper ondersteunt alle mogelijke inkoopprocessen

Shpr (lees: Shopper) is een adaptieve inkooptool die zich voegt naar uw werkwijzen. U kunt de huidige inkoopprocessen van uw organisatie in Shopper overnemen en meetbaar maken, zodanig dat er op resultaat kan worden gestuurd. Gegevens uit andere systemen kunnen daarbij gekoppeld worden, zodat u een totaaloverzicht verkrijgt. Zelfs aankopen die buiten Shopper om worden verricht, kunnen inzichtelijk worden gemaakt. Shopper is de tool om weer grip te verkrijgen op de resultaten van inkoop, waarbij uw bedrijfsdoelstelling(-en) leidend zijn.

shpr pentagon

Aan de slag met inkoopscenario's

Om direct aan de slag te gaan heeft u de mogelijkheid te kiezen voor een bewezen inkoopscenario. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor het 'Best Practice' scenario: Volautomatisch. Uw medewerkers kunnen dan - net als ze thuis gewend zijn – eenvoudig met Shopper hun online inkopen doen. Het inkoopproces is vervolgens meetbaar en u kunt – daar waar noodzakelijk – aanvullende processtappen gaan toevoegen, om daarmee de grip te vergroten en afspraken met leveranciers binnen het inkoopproces te gaan borgen.

Bekijk de processtappen van de 'Best Practice' scenario's door in het bovenstaande procesoverzicht te kiezen voor processcenario 1,2,3,4 of ? en laat u overtuigen door de uitleg in de video bij het gekozen scenario of lees onderstaande beschrijving.

Heeft u vragen, ideeën of een andere denkwijze? Neem dan contact met ons op.

De 'Best Practice' Scenario's

1 Volautomatisch

Dit is het ideale scenario voor het inkoopproces. Alle aanvragen worden direct besteld met de mogelijkheid voor een volledige elektronische afhandeling. Echter om te voorkomen dat de administratie achteraf de uitdaging heeft om alles te controleren en reactief op te volgen, kunt u ervoor kiezen om met Shopper deze aspecten proactief te borgen binnen het inkoopproces.

Met Shopper kunt u de handelingen en prestaties binnen het inkoopproces continu meten en het proces hier adaptief op inrichten. Zo kunt u inhoudelijke bevoegdheden en budgetten vooraf controleren, nog voordat de bestelling bij de leverancier definitief wordt geplaatst. Het toevoegen van deze proactieve sturing in Shopper, vereist een specificatie van waar u op wilt sturen vanuit uw bedrijfsdoelstelling.

2 Accorderen

In dit scenario worden extra processtappen voor accorderen toegepast. Om overhead te beperken worden deze processtappen alleen doorlopen als deze van toepassing zijn. U brengt hiervoor de inhoudelijke bevoegdheden en de echelons voor het fiatteren van grote bestellingen in.

Met Shopper kunt u alle organisatievormen ondersteunen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen verantwoordelijkheden decentraal te leggen, terwijl het beleid centraal wordt bepaald. Uw organisatie in Shopper inrichten, vereist dat u de rollen en petten aanlevert in aansluiting op de capaciteiten en mogelijkheden binnen uw organisatie.

3 Completeren

Dit scenario gaat over artikelen die niet vanuit de digitale catalogus worden aangevraagd. Inkoop moet deze aanvragen eerst completeren, om zo de regie te behouden over de juiste keuze van artikelen en leveranciers, als mede de lopende contractafspraken te kunnen bewaken.

Met Shopper kunt u er ook voor kiezen de prijsafspraken binnen het gehele inkoopproces te borgen. Door het beheer van contracten met Shopper uit te voeren, worden alle afspraken en verplichtingen, die daaruit volgen, continu binnen het inkoopproces gevalideerd. Dit vereist dat u contractbeheer gestructureerd in uw organisatie toepast en de impact van de prijsafspraken en verplichting binnen het inkoopproces kunt duiden.

4 Budgetbewaking

Het scenario budgetbewaking toont het werken met budgetbeheer in relatie tot het inkoopproces. Ook bij dit scenario, wordt een actie van een budgetbevoegde alleen doorlopen als deze van toepassing is. M.a.w. geautoriseerde budgethouders kunnen zelfstandig bestellingen plaatsen.

Met Shopper kunt u er ook voor kiezen proactieve budgetbewaking toe te passen en de budgetverantwoordelijkheid delegeren in de organisatie (decentraal). Shopper ondersteunt alle mogelijke boekingsdimensies, waardoor u alle vrijheid heeft in de keuze van de budgetvorm. Voor een proactieve budgetbewaking is het vereist dat u het gevoerde beleid eenduidig kunt specificeren en het budgetbeheer in uw organisatie hierop is afgestemd.

Aan de slag met het inrichten van de 'Best Practice' scenario's

U wilt aan de slag met het inrichten van de 'Best Practice' scenario's van Shopper. U kiest er dan voor om uw organisatie af te stemmen op de uitgangspunten die binnen deze scenario's worden gehanteerd. Als alternatief kunt u ervoor kiezen Shopper op maat in te zetten, afgestemd op uw organisatie en met eigen scenario's te werken.

icon inrichten
Organigram

Organigram

U heeft de keuze om A uw organisatie af te stemmen op de ‘Best Practice' scenario's of B Shopper op maat in te zetten, afgestemd op uw organisatie:

A

U richt in Shopper de afdelingen, werkmaatschappijen en projecten in, uitgaande van de rollen en petten die binnen de 'Best Practice' scenario's van het standaardproduct worden ondersteund. Uw organisatie zal zich dan moeten voegen binnen deze mogelijkheden.

B

U kunt er ook voor kiezen om met Shopper aan de slag te gaan zonder uw organisatie hierop aan te hoeven passen. Uw specificatie van rollen en petten voor de gehele organisatie en een eenduidige specificatie van wat centraal en decentraal is belegd, is dan het uitgangspunt. U brengt dit organigram in en Shopper voegt zich naar uw organisatie.

Shopper helpt u vervolgens mogelijke knelpunten te identificeren en ondersteunt u in het aansturen op een optimale organisatie van de inkoop.

Autorisatie

Autorisatie

U heeft de keuze om A uw autorisatiebeleid in lijn te brengen met de 'Best Practice'' scenario's of B Shopper op maat in te zetten, afgestemd op uw autorisatiebeleid:

A

Artikelen bestellen kan volledig automatisch en direct uitgevoerd worden binnen de parameters die in de 'Best Practice' scenario's worden gehanteerd. De bestaande organisatie moet zich binnen deze parameters gaan schikken.

B

U kunt er ook voor kiezen om in Shopper het huidige autorisatiebeleid van de organisatie toe te passen. Uw specificaties van het autorisatiemodel voor de rollen en petten, bepalen dan de processtappen voor accorderen en budgetbewaking.

De impact van het (autorisatie)beleid op het inkoopproces kan in Shopper transparant inzichtelijk worden gemaakt, zodat u – uitgaande van die aspecten die binnen uw beleid worden geraakt – kunt bijsturen en inkoop slimmer gaan organiseren.

Procesvolgorde

Procesvolgorde

U heeft de keuze om A uw werkwijzen af te stemmen op de 'Best Practice' scenario's of B Shopper op maat in te zetten, afgestemd op uw werkwijzen:

A

Binnen de 'Best Practice' scenario's wordt de volgorde van de verschillende processtappen bepaald door de betreffende inrichting van Shopper voor accorderen, completeren en budgetbewaking. Door deze scenario's toe te passen zal uw organisatie de resulterende werkprocessen moeten adopteren.

B

Zijn uw werkprocessen voor accorderen en budgetbewaking anders en wilt u deze niet aanpassen? U kunt er dan voor kiezen af te wijken van de volgorde in de 'Best Practice' scenario's of processtappen achterwege laten. U brengt de statustransitie regels voor uw werkproces in en het inkoopproces van Shopper past zich hier adaptief op aan.

De prestaties en validatie van het inkoopproces ten opzichte van de doelstelling en het kwaliteitsbeleid, kunnen in Shopper continue inzichtelijk worden gemaakt, zodat u deze kunt volgen en – indien nodig – tijdig kunt ingrijpen om de voordelen te oogsten van een goed ingericht inkoopproces. Zo kunt u ook een integrale borging realiseren van het kwaliteitsmanagementsysteem (bijvoorbeeld KKZ of ISO 9001).

Maatwerk Eigen scenario

Maatwerk / Eigen scenario

De 'Best Practice' scenario's zijn toepasbaar binnen uw bedrijf door uw organigram, autorisatieschema en procesvolgorde in te brengen, uitgaande van de standaard voorwaarden en mogelijkheden van deze scenario's (zoals hiervoor beschreven).

U kunt ook werken met een eigen scenario of een 'Best Practice' scenario naar eigen inzicht aanpassen en uitbreiden. Alle mogelijke processcenario's worden in Shopper ondersteund. In Shopper kunt in alle vrijheid met eigen ideeën en strategieën sturen op resultaat. Uw bedrijfsdoelstelling is hierbij leidend.

Door de adaptieve wijze van inrichting van Shopper bent u flexibel in het bepalen hoe u met Shopper wilt werken. Neem contact met ons op en laat u verrassen door de mogelijkheden van Shopper.

De processtappen van de Best Practice scenario's

Met de 'Best Practice' scenario's kunt u het inkoopproces volautomatisch laten verlopen van aanvragen tot en met ontvangst, of – waar noodzakelijk - aanvullende processtappen toepassen voor: accorderen, completeren, fiatteren en budgetbewaking.

Aanvragen

Artikelen worden besteld door deze eerst aan te vragen. Een artikel wordt gevonden in de interne en externe catalogi, of als nieuw artikel aangevraagd. U kunt het proces van aanvragen decentraal organiseren, terwijl inkoop de regie behoudt door het centraal te beheren.

icon Aanvragen
Artikel aanvragen

Artikel aanvragen

Het bestellen van artikelen wordt in Shopper uitgevoerd door het artikel eerst aan te vragen. Uw medewerkers kunnen de artikelen vinden in de interne catalogus of in de externe catalogus bij uw leverancier, indien deze OCI ondersteunt. In de interne catalogus kan gezocht worden op artikelomschrijving, artikeltype, SKU's, enz. Tevens kan een eerder besteld artikel of een repeterende verplichting snel opnieuw worden aangevraagd, door deze te kiezen uit de persoonlijke bestel-historie. Niet reguliere artikelen kunnen via de optie "Nieuw Artikel” worden aangevraagd.

Catalogus Beheer

Catalogus Beheer

Inkoop voert het beheer over de interne - digitale - catalogus. Het beheer wordt centraal in Shopper uitgevoerd, waarbij u ervoor kunt kiezen om artikelen per kostenplaats toe te wijzen, zodat de catalogus decentraal kan worden ingezet. De interne catalogus kan gevuld worden door de het afgesproken artikelbestand (XML) van een leverancier in te lezen. De externe catalogus (OCI) wordt beheerd door de leverancier, terwijl het aanvraag/bestel proces in Shopper wordt uitgevoerd, zodat u de regie over het proces behoudt en - als u daarvoor kiest - Shopper de afspraken bewaakt/borgt.

Winkelwagens

Winkelwagens

In Shopper kunnen meerdere artikelen tegelijk worden aangevraagd. Deze artikelen zitten dan bij elkaar in een winkelwagentje. Als de aanvraag voor een artikel wordt afgewezen, dan komt deze terug in de winkelwagen voor verdere opvolging. Mochten er in uw organisatie ook medewerkers zijn die voor verschillende locaties of kostenplaatsen artikelen kunnen aanvragen, dan kunnen deze door Shopper in aparte winkelwagentjes worden bijgehouden. Zo kunt u een overzichtelijk en geordend inkoopproces realiseren in aansluiting op uw organisatie.

Inhoudelijk te Accorderen

Inhoudelijk te Accorderen

Uw medewerkers kunnen met Shopper in alle vrijheid zelf shoppen, terwijl u de controle behoudt over het bestelproces met de optie om aanvragen eerst te accorderen. In Shopper kunt u per productgroep de inhoudelijke bevoegdheden inrichten, in relatie tot de verschillende processtappen. Bijvoorbeeld: indien de bevoegdheid om een artikeltype zelfstandig te bestellen ontbreekt, dan moet de aanvraag inhoudelijk worden geaccordeerd door een projectleider of (afdelings-) manager die deze bevoegd wel heeft.

Aanvulling inkoop

Aanvulling inkoop

Mocht een artikel niet in de catalogi gevonden worden, dan kan deze in Shopper via de optie "Nieuw Artikel” toch worden aangevraagd. De medewerker kan een opgevraagde offerte direct bijvoegen. Inkoop controleert vervolgens de aanvraag en vult deze - waar nodig - aan. Inkoop behoudt daarmee de regie over de keuze voor gangbare artikelen en leveranciers, met daarbij de optie om in Shopper - met één druk op de knop - dit artikel toe te voegen aan de interne catalogus, zodat een optimaal percentage aanvragen vanuit de digitale catalogi, gerealiseerd kan worden.

Actie budgetbevoegde

Actie budgetbevoegde

Met Shopper kunt u de budgetten proactief bewaken en bestellingen onderscheppen nog voordat een overbesteding van het budget heeft plaatsgevonden. Vanaf het goedkeuren van de aanvraag wordt de verplichting die hieruit volgt administratief verwerkt. Zo is er continu inzicht in de aangegane verplichtingen en de budgettaire consequenties. Shopper ondersteund alle boekingsdimensies die uw organisatie hanteert. Inclusief het uitsplitsen/delegeren naar individuen, afdelingen, deelbudgetten, etc.

Bestellingen accorderen

Bestellingen accorderen

Grote bestellingen kunnen ter controle en goedkeuring aan de directie worden voorgelegd, nog voordat deze naar de leverancier worden gestuurd. Standaard wordt dit door Shopper gesignaleerd in relatie tot het totaalbedrag van de bestelling bij een leverancier. Per echelon bepaalt u de grensbedragen en het aantal directieleden dat een goedkeuring moet geven. Ook kunt u ervoor kiezen om de signalering uit te breiden, zoals bijvoorbeeld het herkennen van meerdere kleinere bestellingen, in een korte periode, bij dezelfde leverancier. Voor de inrichting van Shopper bepaalt u wanneer een bestelling aanvullende accordering nodig heeft.

Bestellen

Bestellen

De uitvoering van de bestelling centraal organiseren, terwijl u de verschillende afdelingen decentraal faciliteert. Zo kunt u het aantal bestelling en facturen per leverancier terugbrengen en de bestelling uitvoeren conform de afspraken, voorwaarden en kortingen, zoals contractueel zijn overeengekomen met de leverancier. In Shopper stelt u per leverancier in hoe er gecommuniceerd wordt: mail, PDF, bestelinterface (XML), printen/faxen, etc. Indien uw leverancier een geautomatiseerde bestelinterface ondersteund, dan kan Shopper de aanvraag - die aan alle voorwaarden voldoet - direct bij de leverancier bestellen.

Ontvangst

De afhandeling van ontvangst is een integraal onderdeel van het proces voor bestellen tot en met betalen. Het melden van ontvangst kan decentraal worden uitgevoerd, terwijl de administratieve afhandeling, de afspraken met en prestaties van de leverancier centraal worden bewaakt.

icon Ontvangst
Te ontvangen

Te ontvangen

Medewerkers kunnen in Shopper zelf de ontvangst van de aangevraagde artikelen melden en op kwaliteit beoordelen. De registratie van ontvangst kunt u decentraal organiseren, terwijl u centraal de regie behoudt over het proces en de (tijdige) leveringen - ten opzichte van de ontvangen facturen - kunt bewaken. Met de signalering van onvolledig of te laat geleverde bestellingen in Shopper, kunt u aansturen op een tijdige opvolging. Zo ook bij deelleveringen of foutief geleverde artikelen.

Beoordeling leverancier

Beoordeling leverancier

Medewerkers kunnen in Shopper bij het melden van ontvangst ook de leverancier direct beoordelen. Indien een pakket is beschadigd of niet volgens afspraken is geleverd, dan kan dit bij de beoordeling worden vermeld en eventueel met een foto worden verduidelijkt. De beoordelingen van de leverancier worden in Shopper centraal geconsolideerd, zodat inkoop deze mee kan nemen in de onderhandeling met de leverancier en als u daarvoor kiest opgenomen worden in de prestatieverklaring.

Te laat

Te laat

Mocht een bestelling in Shopper niet binnen de afgesproken termijn als ontvangen zijn gemeld, dan wordt deze in de procesflow als "Te Laat” beschouwd. In de workflow (ToDo) kan er op aangestuurd dat de medewerker hier actie op gaat ondernemen. Er wordt in Shopper tevens gecontroleerd of er al een factuur voor deze bestelling is ontvangen. Zo kunt u niet alleen onterechte betalingen voorkomen, maar wordt het bij de medewerker ook zichtbaar als er voor deze bestelling, de ontvangst nog niet was gemeld.

Actie inkomende factuur

Actie inkomende factuur

Met Shopper kunt u een volledig geautomatiseerde financiële afhandeling realiseren en alleen bij uitzonderingen actie ondernemen. Door de facturen in te lezen in Shopper kunt u deze matchen aan de bestellingen en ook vaststellen wat er buiten Shopper om is besteld. U kunt ervoor kiezen om facturen automatisch betaalbaar te stellen indien: een volledige match bestaat, een correcte en volledige ontvangst is gemeld en alle (contract-) afspraken zijn nagekomen. Mochten er door Shopper afwijkingen in (prijs)afspraken worden gesignaleerd, dan kan dit in de workflow (Todo) worden toegekend aan een bevoegd persoon, die hier actie op moet ondernemen.

Module Dashboard
Module - Email
Module - Gebruikesettings
Module - Contractbeheer
Module - Factuurherkenning
Module - Magazijn voorraadbeheer

0

Aanvragen

0

Winkelwagens

0

Inhoudelijk te accorderen

0

Aanvulling inkoop

0

Actie budgetbevoegde

0

Bestellingen accorderen

0

Bestel

0

Te ontvangen

0

Te laat

0

Actie inkomende factuur

De 'Best Practice' Scenario's verbinden aan uw bedrijfsdoelstellingen

Als u een 'Best Practice' (of een eigen) scenario heeft geïmplementeerd met Shopper, dan bent u vervolgens in staat: optimalisatie, besparing en andere doelstellingen te gaan realiseren. U kunt daarbij uw KPI's vertalen naar meetbare resultaten en deze kwalitatief borgen binnen het gehele inkoopproces. Onderstaande modulen zijn daarbij (op maat) in te zetten. Ook kunt u deze modulen los van het inkoopproces inzetten en integreren met uw huidige software en systemen.

Contractbeheer Module

Het beheren van contracten met Shopper heeft een eigen procesflow in relatie tot de levenscyclus van offerte tot aan bewaken en beëindigen. Het bewaken en controleren van contractafspraken is een integraal onderdeel binnen Shopper dat in alle processtappen van het inkoopproces wordt meegenomen.

Contract Lifecycle Management

Contract Lifecycle Management

Met de module Contractbeheer van Shopper, kunt u het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kunt u ook contracten beheren voor abonnementen, inhuur en andersoortige contracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contract kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als u de afspraken met de leverancier over onder meer prijs, korting, en levering u in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt u continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.

Continu toezicht op prestatie en kwaliteit van de leveranciers

Continu toezicht op prestatie en kwaliteit van de leveranciers

De contractafspraken met de leverancier worden in Shopper integraal binnen het inkoopproces inzichtelijke gemaakt en gecontroleerd. De brongegevens (zoals die van de leverancier) zijn hierbij het uitgangspunt. Als u ervoor kiest, kunt u met Shopper geautomatiseerd toezicht realiseren. Daarbij wordt in het proces zoveel mogelijk vooraf gecontroleerd, zodat er geen correcties achteraf nodig zijn. De prestaties van de leveranciers worden in historisch perspectief bijgehouden en de resultaten kunnen binnen - het door u gehanteerde kwaliteitssysteem - worden afgezet. Binnen Shopper bepaalt u waar toezicht vereist is en welke kwaliteitsnorm daarbij gehanteerd wordt.

Dashboard Module

Met het dashboard van Shopper heeft u op elk moment het overzicht van de actuele situatie. Dus niet achteraf geconsolideerd vanuit de administratie, maar gevoed vanuit real-time inkoopproces zodat u proactief kunt (bij)sturen om ongewenste situaties te voorkomen in plaats van deze te corrigeren.

Inkoop Management (Tactisch en Strategisch)

Inkoop Management (Tactisch en Strategisch)

Met de module Dashboard van Shopper kunt u de prestaties en resultaten van uw organisatie op het juiste moment inzichtelijke maken. U kunt met verschillende dashboards werken voor inkoop, management, directie en medewerkers. U bepaalt de samenstelling en gelaagdheid van een dashboard en waar deze in Shopper getoond wordt. Zoals een dashboard voor de prestaties van een leverancier, productgroep, project of individu. Ook de gegevens van andere systemen kunnen worden geïntegreerd en binnen hetzelfde dashboard integraal weergegeven worden.

Meten is Weten

Meten is Weten

Real/time en transparant inzichten verkrijgen met Shopper. Alle gegevens binnen Shopper worden continu in historisch perspectief bijgehouden. U bepaalt de meetpunten in relatie tot de doelstelling en de daaruit volgende KPI's. Door te meten en te signaleren kan er tijdig actie genomen worden in lijn met het gevoerde beleid. Zoals voor Fraude, toezicht, uitgaven onder beheer etc. U kunt daarbinnen ook de impact van het eigen gedrag van de medewerker - vanuit hun eigen perspectief - zichtbaar maken in een Dashboard.

Strategic Sourcing

Strategic Sourcing

Door de continue meetbare prestaties - ten opzichte van de bonus malus criteria - kunt u de selectie van vaste leveranciers per productcategorie bepalen en bijstellen. Zo heeft u meer grip op de kosten, dan met traditioneel categorie- en leveranciersmanagement, wat veelal uitgaat van oppervlakkige veronderstellingen en statistieken zonder concrete context. Ook kunt u continu de prestaties van een leverancier meten t.b.v. een prestatieverklaring of dit meenemen in de onderhandelingen.

Factuurherkenning Module

Met de module factuurherkenning van Shopper bent u in staat het inkoopproces naadloos te verbinden met uw administratie(s) en een volledig elektronische verwerking en matching van de facturen realiseren. Zo kunt u sturen op lage kosten per factuur en facturen snel betaalbaar stellen.

Lage kosten per factuur (CPI)

Lage kosten per factuur (CPI)

De Shopper Module factuurherkenning geeft u de mogelijkheid voor een volledig elektronische administratie, inclusief het matchen van bestellingen, facturen en betaaltransacties. U kunt naadloos integreren met uw administratieve systeem en een volledig geautomatiseerde financiële afhandeling mogelijk maken. Schaalbaar, met een optimale beschikbaarheid en minimale kosten per factuur. Met Shopper kunt u transparant meerdere administraties koppelen en ook de transitie in het samenvoegen van administraties – bijvoorbeeld n.a.v. een fusie – naadloos ondersteunen.

Optimale Matching (FTM)

Optimale Matching (FTM)

Tevens kunt u met de unieke zelflerende factuurherkenning van Shopper een optimale verwerking van facturen realiseren en de kosten per factuur verder omlaag brengen. Naast de ondersteuning voor de verschillende XML factuur formaten, kun u met Shopper ook PDF-facturen automatisch omzetten naar boekregels, t.b.v. de automatische matching. Ook de Btw-vrijstelling voor stichtingen en verenigingen is daarbij ondersteunt. Bij de matching in Shopper worden ook de (contractafspraken) gevalideerd. Afwijkingen worden gesignaleerd en direct in de workflow ToDo met een "actie inkomende factuur” geadresseerd.

Snelle financiële afhandeling (DPO)

Snelle financiële afhandeling (DPO)

Met Shopper kunt besparingen realiseren, door niet achteraf uitgaven te controleren (reactief), maar door hier proactief op sturen – met budgetbewaking en accorderen - nog voordat de bestelling wordt bij de leverancier wordt geplaatst. In combinatie met een juiste levering door de leverancier schept dit de voorwaarde om facturen snel betaalbaar te stellen en dus op tijd te kunnen betalen. Dit gegeven kunt u dan weer meenemen in de onderhandelingen met uw leverancier.

Magazijn Module

Heeft u een fysiek magazijn of een werkt u met een voorraadkast? Het beheren van uw voorraad kan met Shopper van klein tot groot worden toegepast en transparant aan het inkoopproces worden toegevoegd. Ook de verwerking in het fysieke magazijn kunt u volledig automatiseren.

Magazijn beheer

Magazijnbeheer

Heeft u een fysiek magazijn? Dan kunt u gebruik maken van de module magazijnondersteuning. Aanvragen voor artikelen die in het magazijn beheerd worden, kunnen dan uit de eigen voorraad geleverd worden. Het proces in Shopper voor de aanvraag en ontvangst blijft voor de medewerker hetzelfde. Het proces voor bestellen en leveren verloopt in dit geval via het magazijn en er worden - door Shopper - Pick-order lijsten aangemaakt voor de uitvoering van de interne levering. Als u er voor kiest kunt u ook werken met scanners om de uitgifte te registreren en de voorraad te bewaken.

Voorraadbeheer

Voorraadbeheer

Werkt u met een voorraadkast of "virtueel” magazijn, dan kunt u standaard met Shopper de distributie en voorraad daarvoor regelen. In combinatie met een fysiek Magazijn beheer wordt het voorraad beheer geautomatiseerd toegepast. Binnen het voorraadbeheer stelt u de drempelwaarden in - om tijdig nieuwe voorraad te bestellen – zodat u erop kunt aansturen dat uw interne distributie vanuit het eigen magazijn onverstoord kan plaatsvinden. Het bestellen en de ontvangstregistratie voor het Magazijn, wordt integraal binnen het reguliere bestelproces door Shopper toegepast.

Email Module

Met Shopper bent u in staat een optimaal inkoopproces te realiseren in aansluiting op uw werkwijzen en bedrijfsdoelstelling. Opvolging van acties - die volgen uit dit proces - worden door middel van een persoonlijke ToDo lijst bij de medewerker kenbaar gemaakt. Om een tijdige opvolging te borgen kunt u – waar van toepassing - acties ook via email aan de medewerker kenbaar maken.

Transparant Proces

Transparant Proces

De visualisatie van de procesflow binnen Shopper geeft transparant inzicht in de prestatie van het inkoopproces. Eventuele knelpunten worden direct zichtbaar bij de uitstaande acties per processtap. U kunt daardoor snel anticiperen en – als u daarvoor kiest - de inrichting van het proces op maat bijstellen. De impact van de wijziging is ook weer terug te zien in de visualisatie van de procesflow. Tevens heeft elke medewerker direct inzicht in de status van de eigen aanvragen, doordat deze transparant - bij de processtappen - binnen de procesflow worden weergegeven. Tevens is zichtbaar wie de vervolgstap mag doen, waardoor er geen onnodige telefoontjes nodig zijn en - indien nodig – er direct met de juiste persoon contact kan worden opgenomen.

ToDos

ToDo's

Workflow en rollen liggen in Shopper niet procesmatig vast, maar volgen uit het beleid en de (contract)afspraken die het inkoopproces raken. Dit resulteert in een lijst van persoonlijke ToDo's per medewerker, waarmee continu en consequent wordt gestuurd op logistieke, financiële en administratieve integriteit en waarmee de productiviteit per FTE wordt gemaximaliseerd. Aanvragen waarbij een actie van een inhoudelijk- of budget-bevoegde is vereist, komen uit bij de juiste verantwoordelijke person(en).

Email notificaties

Email notificaties

Met de Shopper email module, kunt u de acties uit de ToDo lijst ook kenbaar maken bij medewerkers die op dat moment niet op de werkplek aanwezig zijn of die niet continu met Shopper aan het werk zijn. Zo kunt u de tijdige opvolging kenbaar maken, wanneer u dat wenst. U bepaalt voor welke acties in de ToDo lijst, de medewerker geïnformeerd moet worden en voor welke medewerker dit van toepassing is. Ook andere vormen van notificatie zijn ondersteund. Heeft u hier aanvullende wensen of eigen ideeën over, neem dan contact met ons op.

Personaliseren

U kunt Shopper personaliseren voor toepassing binnen uw bedrijf. U bepaald welke functionaliteit beschikbaar is voor uw medewerkers en hoe deze toegankelijk is. Uw medewerker kan vervolgens in de eigen werkomgeving dit verder afstemmen op de persoonlijke voorkeuren.

Persoonlijke instellingen

Persoonlijke instellingen

Met de inrichting van Shopper bepaalt u welke menuopties en functies beschikbaar zijn. Ook zijn er verschillende "Home” / "Start” pagina's te definiëren bij de verschillende soorten gebruikers. Een gebruiker kan dit zelf ook aanpassen binnen de ruimte die u hiervoor geeft. Per administratie zijn er ook kleuren te koppelen aan administraties, zodat wanneer er met meerdere administraties wordt gewerkt, het direct zichtbaar is in welke administratie er gewerkt wordt.

Over Archifact

Archifact ontwikkelt, levert, onderhoudt en implementeert schaalbare bedrijfssoftware middels een uniek concept voor kleine-, middelgrote- en grote ondernemingen. Ons motto is "maatwerk is standaard”. Anders dan gangbare ICT-methoden beschrijft Archifact niet de omslachtige weg (procedures) naar het resultaat, maar slechts de resultante zelf. Veranderingen zijn bij ons herleidbaar tot bedrijfsregels, onze adaptieve software verandert - aan de hand van deze regels - met uw mee.
Bij ons staat u als klant centraal.

Bij Archifact worden de specificaties vanuit natuurlijke taal beschreven en binnen een kennismodel ingericht. Het proces volgt uit een aaneenschakeling van handelingen (ToDo's) die worden gestuurd en geborgd door de regels in het kennismodel. In onze systemen is - op basis van de specificaties - de gehele functionaliteit verifieerbaar op volledigheid en juistheid. Data integriteit is impliciet te allen tijde in historisch perspectief geborgen. Met audits is de volledigheid en juistheid aangetoond en is de kwaliteit gecertificeerd.

Archifact is in staat om - in alle maten van complexiteit - bedrijfsmodellen te automatiseren, zonder beperkingen of concessies te doen. Bedrijven die met Archifact werken kunnen excelleren in hun operationele prestaties en beleid voeren op resultanten. Bij verschillende ondernemingen en zorginstellingen hebben de werkwijze van de Archifact oplossingen het verschil gemaakt in termen van geld, tijd, resultaat en kwaliteit.

Voor meer informatie over Archifact kunt u onze website bezoeken.

Wilt u meer informatie over Shpr?

U kunt dan vrijblijvend meer informatie ontvangen. Of doe een Meet & Greet met het team achter Shpr!
Aarzel niet en vul het onderstaande formulier in.

(Selecteer de juiste omschrijving)