Shpr ondersteund alle mogelijke inkoopprocessen

Uw medewerkers kunnen met Shopper in alle vrijheid zelf shoppen, terwijl u de controle behoudt over het bestelproces met de optie om aanvragen eerst te accorderen. In Shopper kunt u per productgroep de inhoudelijke bevoegdheden inrichten, in relatie tot de verschillende processtappen. Bijvoorbeeld: indien de bevoegdheid om een artikeltype zelfstandig te bestellen ontbreekt, dan moet de aanvraag inhoudelijk worden geaccordeerd door een projectleider of (afdelings-) manager die deze bevoegd wel heeft.

Mocht een artikel niet in de catalogi gevonden worden, dan kan deze in Shopper via de optie "Nieuw Artikel” toch worden aangevraagd. De medewerker kan een opgevraagde offerte direct bijvoegen. Inkoop controleert vervolgens de aanvraag en vult deze - waar nodig - aan. Inkoop behoudt daarmee de regie over de keuze voor gangbare artikelen en leveranciers, met daarbij de optie om in Shopper - met één druk op de knop - dit artikel toe te voegen aan de interne catalogus, zodat een optimaal percentage aanvragen vanuit de digitale catalogi, gerealiseerd kan worden.

Met Shopper kunt u de budgetten proactief bewaken en bestellingen onderscheppen nog voordat een overbesteding van het budget heeft plaatsgevonden. Vanaf het goedkeuren van de aanvraag wordt de verplichting die hieruit volgt administratief verwerkt. Zo is er continu inzicht in de aangegane verplichtingen en de budgettaire consequenties. Shopper ondersteund alle boekingsdimensies die uw organisatie hanteert. Inclusief het uitsplitsen/delegeren naar individuen, afdelingen, deelbudgetten, etc.

Grote bestellingen kunnen ter controle en goedkeuring aan de directie worden voorgelegd, nog voordat deze naar de leverancier worden gestuurd. Standaard wordt dit door Shopper gesignaleerd in relatie tot het totaalbedrag van de bestelling bij een leverancier. Per echelon bepaalt u de grensbedragen en het aantal directieleden dat een goedkeuring moet geven. Ook kunt u ervoor kiezen om de signalering uit te breiden, zoals bijvoorbeeld het herkennen van meerdere kleinere bestellingen, in een korte periode, bij dezelfde leverancier. Voor de inrichting van Shopper bepaalt u wanneer een bestelling aanvullende accordering nodig heeft.

De uitvoering van de bestelling centraal organiseren, terwijl u de verschillende afdelingen decentraal faciliteert. Zo kunt u het aantal bestelling en facturen per leverancier terugbrengen en de bestelling uitvoeren conform de afspraken, voorwaarden en kortingen, zoals contractueel zijn overeengekomen met de leverancier. In Shopper stelt u per leverancier in hoe er gecommuniceerd wordt: mail, PDF, bestelinterface (XML), printen/faxen, etc. Indien uw leverancier een geautomatiseerde bestelinterface ondersteund, dan kan Shopper de aanvraag - die aan alle voorwaarden voldoet - direct bij de leverancier bestellen.

Met Shopper kunt u een volledig geautomatiseerde financiële afhandeling realiseren en alleen bij uitzonderingen actie ondernemen. Door de facturen in te lezen in Shopper kunt u deze matchen aan de bestellingen en ook vaststellen wat er buiten Shopper om is besteld. U kunt ervoor kiezen om facturen automatisch betaalbaar te stellen indien: een volledige match bestaat, een correcte en volledige ontvangst is gemeld en alle (contract-) afspraken zijn nagekomen. Mochten er door Shopper afwijkingen in (prijs)afspraken worden gesignaleerd, dan kan dit in de workflow (Todo) worden toegekend aan een bevoegd persoon, die hier actie op moet ondernemen.

Met de module Contractbeheer van Shopper, kunt u het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kunt u ook contracten beheren voor abonnementen, inhuur en andersoortige contracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contract kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als u de afspraken met de leverancier over onder meer prijs, korting, en levering u in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt u continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.

De contractafspraken met de leverancier worden in Shopper integraal binnen het inkoopproces inzichtelijke gemaakt en gecontroleerd. De brongegevens (zoals die van de leverancier) zijn hierbij het uitgangspunt. Als u ervoor kiest, kunt u met Shopper geautomatiseerd toezicht realiseren. Daarbij wordt in het proces zoveel mogelijk vooraf gecontroleerd, zodat er geen correcties achteraf nodig zijn. De prestaties van de leveranciers worden in historisch perspectief bijgehouden en de resultaten kunnen binnen - het door u gehanteerde kwaliteitssysteem - worden afgezet. Binnen Shopper bepaalt u waar toezicht vereist is en welke kwaliteitsnorm daarbij gehanteerd wordt.

Met de module Dashboard van Shopper kunt u de prestaties en resultaten van uw organisatie op het juiste moment inzichtelijke maken. U kunt met verschillende dashboards werken voor inkoop, management, directie en medewerkers. U bepaalt de samenstelling en gelaagdheid van een dashboard en waar deze in Shopper getoond wordt. Zoals een dashboard voor de prestaties van een leverancier, productgroep, project of individu. Ook de gegevens van andere systemen kunnen worden geïntegreerd en binnen hetzelfde dashboard integraal weergegeven worden.

Real/time en transparant inzichten verkrijgen met Shopper. Alle gegevens binnen Shopper worden continu in historisch perspectief bijgehouden. U bepaalt de meetpunten in relatie tot de doelstelling en de daaruit volgende KPI's. Door te meten en te signaleren kan er tijdig actie genomen worden in lijn met het gevoerde beleid. Zoals voor Fraude, toezicht, uitgaven onder beheer etc. U kunt daarbinnen ook de impact van het eigen gedrag van de medewerker - vanuit hun eigen perspectief - zichtbaar maken in een Dashboard.

Door de continue meetbare prestaties - ten opzichte van de bonus malus criteria - kunt u de selectie van vaste leveranciers per productcategorie bepalen en bijstellen. Zo heeft u meer grip op de kosten, dan met traditioneel categorie- en leveranciersmanagement, wat veelal uitgaat van oppervlakkige veronderstellingen en statistieken zonder concrete context. Ook kunt u continu de prestaties van een leverancier meten t.b.v. een prestatieverklaring of dit meenemen in de onderhandelingen.

De Shopper Module factuurherkenning geeft u de mogelijkheid voor een volledig elektronische administratie, inclusief het matchen van bestellingen, facturen en betaaltransacties. U kunt naadloos integreren met uw administratieve systeem en een volledig geautomatiseerde financiële afhandeling mogelijk maken. Schaalbaar, met een optimale beschikbaarheid en minimale kosten per factuur. Met Shopper kunt u transparant meerdere administraties koppelen en ook de transitie in het samenvoegen van administraties – bijvoorbeeld n.a.v. een fusie – naadloos ondersteunen.

Tevens kunt u met de unieke zelflerende factuurherkenning van Shopper een optimale verwerking van facturen realiseren en de kosten per factuur verder omlaag brengen. Naast de ondersteuning voor de verschillende XML factuur formaten, kun u met Shopper ook PDF-facturen automatisch omzetten naar boekregels, t.b.v. de automatische matching. Ook de Btw-vrijstelling voor stichtingen en verenigingen is daarbij ondersteunt. Bij de matching in Shopper worden ook de (contractafspraken) gevalideerd. Afwijkingen worden gesignaleerd en direct in de workflow ToDo met een "actie inkomende factuur” geadresseerd.

Met Shopper kunt besparingen realiseren, door niet achteraf uitgaven te controleren (reactief), maar door hier proactief op sturen – met budgetbewaking en accorderen - nog voordat de bestelling wordt bij de leverancier wordt geplaatst. In combinatie met een juiste levering door de leverancier schept dit de voorwaarde om facturen snel betaalbaar te stellen en dus op tijd te kunnen betalen. Dit gegeven kunt u dan weer meenemen in de onderhandelingen met uw leverancier.

Heeft u een fysiek magazijn? Dan kunt u gebruik maken van de module magazijnondersteuning. Aanvragen voor artikelen die in het magazijn beheerd worden, kunnen dan uit de eigen voorraad geleverd worden. Het proces in Shopper voor de aanvraag en ontvangst blijft voor de medewerker hetzelfde. Het proces voor bestellen en leveren verloopt in dit geval via het magazijn en er worden - door Shopper - Pick-order lijsten aangemaakt voor de uitvoering van de interne levering. Als u er voor kiest kunt u ook werken met scanners om de uitgifte te registreren en de voorraad te bewaken.

Werkt u met een voorraadkast of "virtueel” magazijn, dan kunt u standaard met Shopper de distributie en voorraad daarvoor regelen. In combinatie met een fysiek Magazijn beheer wordt het voorraad beheer geautomatiseerd toegepast. Binnen het voorraadbeheer stelt u de drempelwaarden in - om tijdig nieuwe voorraad te bestellen – zodat u erop kunt aansturen dat uw interne distributie vanuit het eigen magazijn onverstoord kan plaatsvinden. Het bestellen en de ontvangstregistratie voor het Magazijn, wordt integraal binnen het reguliere bestelproces door Shopper toegepast.

De visualisatie van de procesflow binnen Shopper geeft transparant inzicht in de prestatie van het inkoopproces. Eventuele knelpunten worden direct zichtbaar bij de uitstaande acties per processtap. U kunt daardoor snel anticiperen en – als u daarvoor kiest - de inrichting van het proces op maat bijstellen. De impact van de wijziging is ook weer terug te zien in de visualisatie van de procesflow. Tevens heeft elke medewerker direct inzicht in de status van de eigen aanvragen, doordat deze transparant - bij de processtappen - binnen de procesflow worden weergegeven. Tevens is zichtbaar wie de vervolgstap mag doen, waardoor er geen onnodige telefoontjes nodig zijn en - indien nodig – er direct met de juiste persoon contact kan worden opgenomen.

Workflow en rollen liggen in Shopper niet procesmatig vast, maar volgen uit het beleid en de (contract)afspraken die het inkoopproces raken. Dit resulteert in een lijst van persoonlijke ToDo's per medewerker, waarmee continu en consequent wordt gestuurd op logistieke, financiële en administratieve integriteit en waarmee de productiviteit per FTE wordt gemaximaliseerd. Aanvragen waarbij een actie van een inhoudelijk- of budget-bevoegde is vereist, komen uit bij de juiste verantwoordelijke person(en).

Met de Shopper email module, kunt u de acties uit de ToDo lijst ook kenbaar maken bij medewerkers die op dat moment niet op de werkplek aanwezig zijn of die niet continu met Shopper aan het werk zijn. Zo kunt u de tijdige opvolging kenbaar maken, wanneer u dat wenst. U bepaalt voor welke acties in de ToDo lijst, de medewerker geïnformeerd moet worden en voor welke medewerker dit van toepassing is. Ook andere vormen van notificatie zijn ondersteund. Heeft u hier aanvullende wensen of eigen ideeën over, neem dan contact met ons op.

Met de inrichting van Shopper bepaalt u welke menuopties en functies beschikbaar zijn. Ook zijn er verschillende "Home” / "Start” pagina's te definiëren bij de verschillende soorten gebruikers. Een gebruiker kan dit zelf ook aanpassen binnen de ruimte die u hiervoor geeft. Per administratie zijn er ook kleuren te koppelen aan administraties, zodat wanneer er met meerdere administraties wordt gewerkt, het direct zichtbaar is in welke administratie er gewerkt wordt.