Wanneer je als organisatie meer grip wilt krijgen op de uitgaven en kosten van de onderneming, dan is het automatiseren van het factuurverwerkingsproces een logische eerste stap. Hiermee bespaar je namelijk niet alleen kostbare tijd, je krijgt ook inzicht in je actuele kosten.
Met een gedigitaliseerd verwerkingsproces worden je kosten immers direct bij ontvangst van de inkoopfactuur geregistreerd en pas na digitale goedkeuring, beschikbaar gesteld voor betaling.
In dit artikel vertellen wij je over de volgende stap in het automatiseren van je inkoopproces; purchase-2-pay. Purchase-2-pay combineert inkoopmanagement met factuurverwerking- en goedkeuring. Hierdoor wordt het volledige inkoopproces gedigitaliseerd, van aanvraag tot betaling. Wij geven je de 5 belangrijkste redenen waarom jouw onderneming zou moeten kiezen voor een purchase-2-pay oplossing.
1 VOORAF GRIP OP UITGAVEN EN KOSTEN
Veel organisaties worden pas geconfronteerd met uitgaven wanneer zij de inkoopfactuur hiervan ontvangen. Waar je bij het automatiseren van het factuurverwerkingsproces al meer inzicht krijgt in actuele kosten, kun je met een geautomatiseerd inkoopproces ook toekomstige uitgaven veel efficiënter bewaken. Bij een purchase-2-pay proces wordt de controle en goedkeuring van je uitgaven namelijk vooraf gedaan, op het moment van aanvraag. Hierdoor worden onnodige, ongeautoriseerde of dubbele kosten dus voorkomen.
2 VERBETERDE ONDERHANDELINGSPOSITIE MET DE LEVERANCIER
Een ander voordeel van purchase-2-pay is dat er een betere onderhandelingspositie gecreëerd kan worden met de leverancier. Zo kun je vaak gebruik maken van staffelprijzen op het moment dat bestellingen gebundeld aangeboden worden. Ook kunnen betalingskortingen bedongen worden bij snellere betaling van de factuur en is het mogelijk om zogenaamde leveranciersbeoordelingen vast te leggen die kunnen worden gebruikt voor periodieke evaluaties met de leverancier.
3 GEEN VERTRAGING IN HET BESTELPROCES
Met een geautomatiseerd inkoopproces kunnen aanvragen laag in de organisatie belegd worden, zonder dat je controle verliest op de uitgaven. Met behulp van budgetten kunnen medewerkers aanvragen indienen tot een bepaald bedrag, waarbij gebruik gemaakt kan worden van interne catalogi of OCI-koppelingen met geselecteerde webshops. Nadat de aanvraag is goedgekeurd wordt de bestelling geplaatst bij de leverancier.
4 VOORKOM STILZWIJGENDE VERLENGING VAN CONTRACTEN
Een andere vorm van uitgaven die voor veel organisaties niet inzichtelijk is, zijn de lopende contracten. Denk bijvoorbeeld aan jaarlijkse abonnementen die stilzwijgend worden verlengd. Door je contracten te registreren in je inkoopmanagementsysteem, wordt tijdig gesignaleerd wanneer er verlengd (of opgezegd) moet worden.
5 AUTOMATISCH MATCHEN EN GOEDKEUREN VAN INKOOPFACTUREN
De inkoopfactuur wordt automatisch gematcht met de bestelling of ontvangst in het inkoopmanagementsysteem. Wanneer de factuur 100% matcht, kan deze direct beschikbaar gesteld worden voor betaling met behulp van een zogenaamd Systeemakkoord. Als de factuuraantallen, -bedragen of -artikelen niet overeenkomen, wordt deze digitaal aangeboden ter verdere beoordeling.
Is jouw organisatie toe aan de volgende automatiseringsstap van het inkoopproces?
Shopper in combinatie met Image Capture biedt hiervoor een betaalbare purchase-2-pay oplossing voor organisaties die meer efficiency willen aanbrengen in het inkoopproces. Shopper integreert met diverse Financiele systemen zoals Exact Globe, Exact Financials, AFAS, SAP Business One etc.
Aan de hand van onze video's krijgt u een goede indruk in de mogelijkheden van Shopper. U kunt natuurlijk ook direct een demonstratie inplannen met onze afdeling verkoop.
Wilt u direct een (remote) product demo van onze inkoopapplicatie Shopper? In een uur tijd bent u volledig op de hoogte van alle mogelijkheden en welke voordelen dit voor uw organisatie kan opleveren.
Demo Shopper inplannen?