In slechts 5 stappen weer grip op uw inkopen en contracten!
Wij onderscheiden ons in een kwalitatief hoogwaardige en snelle implementatie en inrichting van onze inkooptool Shopper. Opdrachten worden - indien gewenst - op basis van Fixed Price, Fixed date en Fixed Quality aangenomen mits een Businessanalyse is uitgevoerd. Zo kunt u in slechts 5 stappen aan de slag met de inkoopapplicatie Shopper ingericht op uw inkoopdoelstellingen en bijhorende KPI's.
Stap 1 Verkoopfase
Demo en uitleg Shopper
De implementatie van Shopper start al in de verkoopfase van het systeem. Na de eerste kennismaking via een demonstratie van het systeem geven wij desgewenst een deep dive-demonstratie van Shopper. Hierbij zijn al uw stakeholders en key users aanwezig. Tijdens deze demonstratie wordt al een eerst inventarisatie gemaakt van uw wensen en eisen van het systeem en brengen we de inkoopdoelstellingen die u wilt behalen in kaart. Dit vertalen we ook naar meetbare KPI's. Na de deep dive-demonstratie sturen wij u desgewenst een offerte toe met hierin de uitgangspunten uit de deep dive en bijhorende investering voor licenties en dienstverlening. Na de ondertekening van de offerte sturen we de Functionele Checklist naar u toe die u invult en aan ons retour stuurt. Deze Checklist is de leidraad voor stap 2.
Stap 2 Businessanalysefase
Inventarisatie doelstelling en inrichtingsadvies
Ten behoeve tot de inrichting en implementatie plant Archifact als eerste een businessanalyse-intakegesprek met als doel de inrichting van de (test-) administraties en de Source to Pay-processen duidelijk te beschrijven, opdat voorafgaand aan de installatie exacte duidelijkheid wordt verkregen c.q. gegeven omtrent de te verwachten functionaliteit. Tijdens dit gesprek, waarbij minimaal de financiële- en Inkoopverantwoordelijken van u aanwezig zijn, zal worden gekeken naar het organigram (Wat: rollen/petten van de gebruikers), een autorisatieschema/ bevoegdhedenregister (Wie) en de volgtijdelijkheid van de processtappen (Hoe, Wanneer). Ook worden uw inkoopdoelstellingen besproken met andere woorden: welke resultaten u beoogt met het invoeren van een inkoopapplicatie. Deze worden onder andere vastgelegd in meetbare KPI's. Op basis van de opgegeven informatie, vastgelegd in het intakeverslag, kan Shopper in stap 3 worden ingericht.
Stap 3 Testfase
Inrichten van uw Shopper omgeving
Met het intakeverslag als uitgangspunt, dat na de businessanalyse wordt opgemaakt en ter accordering aan de opdrachtgever wordt toegezonden, verzorgen wij de installatie van Shopper, gevolgd door de inrichting van de processen. Na de inrichting bieden wij Shopper voor een testperiode aan. De ervaring leert dat er eerst ervaring wordt opgedaan met een Purchase 2 Pay-systeem. Hieruit verkregen inzicht leidt tot het stellen van wensen en eisen aan de uiteindelijke inrichting. Van u wordt in deze testfase verwacht dat u alle benodigde informatie en kennis beschikbaar stelt en dat u er zorg voor draagt dat de juiste medewerkers – met mandaat - hun kennis en informatie over de P2P-processen aan de consultant(s) van Archifact kunnen overdragen.
Voorafgaand aan de testperiode worden de key users getraind in het gebruik van Shopper middels een workshop. De ervaring leert dat de gebruikersvriendelijke interface erg intuďtief is voor gebruikers.
Ook zal er in deze fase afstemming zijn met uw automatiseringspartner(s) over de integratie met uw financiële systeem en/of factuurverwerking. Daarnaast wordt de systeembeheerder van uw organisatie betrokken voor o.a. toegang tot de systemen en DNS-/netwerk instellingen voor het bereikbaar maken van de applicatie voor de eindgebruiker. Desgewenst kunnen we data vanuit uw vorige systeem ook overnemen.
Stap 4 Educatiefase
Opleiding personeel en certificering
Als basisopleiding geven wij een Train de Trainer opleiding. De Applicatiebeheerders - de 'allrounders' van het systeem - worden door Archifact opgeleid om de trainer- functie op zich te nemen binnen uw organisatie. Daarnaast krijgt ook een technische Applicatiebeheerder van ons begeleiding en opleiding inzake de inrichtingsaspecten van de Shopper-applicatie. Mochten er andere wensen bestaan over het opleiden van de gebruikers dan kunnen we hier separate afspraken over maken.
Stap 5 Productiefase
Aan de slag in de productieomgeving
Na de testfase wordt uw Shopper-inrichting gereed gemaakt voor de productiefase waarna u in de gelegenheid wordt gesteld Shopper in gebruik te nemen met als doel de juiste werking te valideren. Gedurende deze periode wordt frequent contact gehouden door de projectleider, of alles naar wens functioneert en of er nog aanpassingen noodzakelijk zijn in de software. De uitvoerende consultant van Archifact blijft in deze fase direct aanspreekbaar voor eerstelijns-support. Als Shopper naar wens functioneert dan tekent u voor decharge van het project waarna uw Shopper-omgeving in onderhoud wordt genomen door onze supportafdeling.
Nazorg: Onze helpdesk houdt proactief een vinger aan de pols met uw applicatiebeheerder waarbij uw ervaringen met Shopper gedeeld kunnen worden. Eventuele wensen en verbeteringen die hierbij worden geuit komen op een Shopper- wensenlijst. Na een interne beoordeling worden deze wensen meegenomen en ontwikkeld in toekomstige Shopper-releases.
Nieuwsgierig geworden naar Shopper en onze aanpak?
Neem vandaag nog contact op voor een (remote) demo van Shopper en in een uur tijd bent u volledig op de hoogte van alle mogelijkheden en welke voordelen dit voor uw organisatie kan opleveren.
Demo aanvragen