In slechts 5 stappen een volledige P2P implementatie met Shopper!
Demo aanvragen
Wat kun je met Shopper?
Shopper is een volledige Source2Pay-applicatie waarmee u het offerteproces, het contractmanagement en het inkoopproces automatiseert.
Het inkoopproces wordt – uitgaande van uw organisatie en bevoegdheden - proactief gestuurd op het gewenste resultaat, in lijn met uw inkoopstrategie en -beleid. Ongeacht of uw inkoopproces nu centraal of decentraal is georganiseerd, of als u dat juist wenst te veranderen.
Met Shopper kunt u snel aan de slag en veranderingen in korte tijd realiseren.
Optimaliseer uw inkoopproces
Met Shopper kunt u het inkoopproces in hoge mate geautomatiseerd laten verlopen van aanvragen tot en met ontvangsten. Waar noodzakelijk kunt u aanvullende processtappen toepassen voor het accorderen, completeren, fiatteren en de budgetbewaking van offertes, contracten en bestellingen.
Bewezen scenario's
Om direct aan de slag te gaan heeft u de mogelijkheid te kiezen voor een bewezen inkoopscenario. Shopper kent een aantal Best Practice-scenario’s. Wanneer u initieel kiest voor een niet-formele inrichting/procesflow dan kunnen uw medewerkers - net als ze thuis gewend zijn – eenvoudig met Shopper hun online inkopen doen. Het inkoopproces is vervolgens meetbaar en u kunt – daar waar noodzakelijk – aanvullende processtappen toevoegen, om daarmee de grip te vergroten en afspraken met leveranciers binnen het inkoopproces te borgen.
Standaard koppelingen
Shopper integreert volledig met het factuurverwerkingsproces van Scan Sys en de ERP-systemen van Exact Software. Op dit moment is de koppeling met Shopper en ImageCapture o.a. beschikbaar voor gebruikers van Exact Globe(+), Exact Financials en Exact Online. Verder zijn er ook koppelingen aanwezig voor Afas, Topdesk en Carwise. Het aantal applicaties waarmee Shopper gekoppeld kan worden wordt steeds verder uitgebreid.
Offertemodule
Met de Offertemodule van Shopper kunt u het offerteproces beheren in relatie tot de levenscyclus van het offertetraject. Zo kunt u transparant het offerteproces beheren vanaf de aanvraag tot het accepteren of afwijzen van de offerte. De offertes die uiteindelijk worden geaccepteerd kunnen omgezet worden naar een contract. De offertes die uiteindelijk worden geaccepteerd kunnen omgezet worden naar een contract binnen de contractmodule van Shopper.
Contractmodule
Met de contractmodule van Shopper kunt u het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kunt u bijvoorbeeld abonnementen en inhuur beheren, maar ook andersoortige contracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contracten kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als u de afspraken met de leverancier over onder meer prijs, korting en levering in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt u continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.
Magazijnmodule
Heeft u een fysiek magazijn? Dan kunt u gebruik maken van de module magazijnbeheer. Aanvragen voor artikelen die in het magazijn beheerd worden, kunnen dan uit de eigen voorraad geleverd worden. Het proces in Shopper voor de aanvraag en ontvangst blijft voor de medewerker hetzelfde. Het proces voor bestellen en leveren verloopt in dit geval via het magazijn en er worden - door Shopper - orderpicklijsten aangemaakt voor de uitvoering van de interne levering. Als u er voor kiest kunt u ook werken met scanners om de uitgifte te registreren en de voorraad te beheren.
Budgetbewaking
Met Shopper kunt u de budgetten proactief bewaken en bestellingen tegenhouden nog voordat een overbesteding van het budget heeft plaatsgevonden. Vanaf het goedkeuren van de aanvraag wordt de verplichting die hieruit volgt administratief verwerkt. Zo is er continu inzicht in de aangegane verplichtingen en de budgettaire consequenties. Shopper ondersteunt alle boekingsdimensies die uw organisatie hanteert. Inclusief het uitsplitsen/delegeren naar individuen, afdelingen, deelbudgetten, etc.
Catalogus Beheer
De Inkoopafdeling voert het beheer over de interne - digitale - catalogus. Het beheer wordt centraal in Shopper uitgevoerd, waarbij u ervoor kunt kiezen om artikelen per kostensoort toe te wijzen, zodat de catalogus decentraal kan worden ingezet. De interne catalogus kan gevuld worden door de het afgesproken artikelbestand (XML) van een leverancier in te lezen. De externe catalogus (OCI) wordt beheerd door de leverancier, terwijl het aanvraag/bestel proces in Shopper wordt uitgevoerd, zodat u de regie over het proces behoudt en - als u daarvoor kiest - Shopper de afspraken bewaakt/borgt.
Dashboard
Met de module Dashboard van Shopper kunt u de prestaties en resultaten van uw organisatie op elk moment inzichtelijk maken. U kunt met verschillende dashboards werken voor inkoop, management, directie en medewerkers. U bepaalt de samenstelling en gelaagdheid van een dashboard en waar deze in Shopper getoond wordt. Bijvoorbeeld een dashboard voor de prestaties van een leverancier, productgroep, project of individu. Ook de gegevens van andere systemen kunnen worden geïntegreerd en binnen hetzelfde dashboard integraal weergegeven worden.
Uitdagingen in het beheer van het inkoopproces
U bent verantwoordelijk voor het beheer van het inkoopproces en u wordt regelmatig geconfronteerd met diverse uitdagingen. Het proces is erg bewerkelijk omdat er veel verschillende leveranciers zijn waarmee rekening gehouden moet worden. U hebt moeite om contractafspraken goed te registreren en uw budgetten worden alleen bijgewerkt wanneer een factuur ontvangen wordt. Hierdoor heeft u geen inzicht in verwachte kosten en is het moeilijk om facturen snel te coderen. U moet nauwkeurig alle facturen beoordelen na levering, zonder de beschikking over een audit trail of logginginformatie over het P2P-proces. Het is een dagelijkse uitdaging om dit proces efficiënt en effectief te beheren.
Uitdagingen in het inkoopproces
Oplossing met Shopper
Voordelen van Shopper
Businesspartners
Archifact werkt samen met een groot aantal softwarepartners. Zij geven u een goed en helder advies gericht op uw situatie. Bovendien zorgen zij voor een kwalitatieve implementatie in combinatie met uw ERP- en administratieve systemen en bieden zo een totaaloplossing voor uw Purchase 2 Pay-processen.
