In de nieuwe release van Shopper – versie 7.21 welke beschikbaar is vanaf juli 2022 hebben wij, naast de reguliere updates, de contract management module geheel vernieuwd. De contracten hebben nu een eigen proces workflow op het dashboard.
Maak nu een afspraak voor een demo en krijg grip op uw contracten.
Of bel +31 (0)23 750.59.10
Demo Shopper inplannen?
Procesflow ToDo Contracten
Net als bij het P2P dashboard is er voor de contracten nu een proces workflow beschikbaar. Het beheren van contracten met Shopper heeft een eigen procesflow in relatie tot de levenscyclus van een contract. Van aanmaken tot aan het bewaken en beëindigen van een contract. Het bewaken en controleren van contractafspraken is een integraal onderdeel binnen Shopper dat in alle processtappen van het contract- en inkoopproces wordt meegenomen.
Levenscyclus contracten
Met de module Contract management van Shopper, kunt u het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kunt u ook contracten beheren voor abonnementen, inhuur, diensten en andersoortige contracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contract kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als u de afspraken met de leverancier over ondermeer prijs, korting, en levering u in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt u continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.
Samenvatting nieuwe contract management module Shopper versie 7.21
Er is een Procesflow ToDo geďmplementeerd voor de verschillende processtappen in de levenscyclus van een contract. Deze procesflow is opgebouwd uit de volgende processtappen: Nieuw contract (=registratie), aanvragen, beoordelen, activeren, afnames accorderen, facturen te ontvangen en facturen te betalen. Tevens kan de status van de door de medewerker aangevraagde contracten gevolgd worden (status van mijn contracten).
Bij de processtap voor beoordelen kan per contract-type de workflow ingericht worden met verschillende akkoorden voor verschillende expertise-typen. Standaard beschikbaar: "Geen akkoord”, "Met juridisch akkoord”, "Met inhoudelijk akkoord” en "Met directie akkoord”. Er kan hierbij verschil worden gemaakt tussen contracten met en zonder factuur matching (m.a.w. contracten met of zonder besteldata en de periodieke proforma-bestellingen t.b.v. de factuur matching).
Bij het contract zijn direct alle contractperioden inzichtelijk. De module "Perioden” bij een contract komt daarmee te vervallen. Bij het verlengen van een contract wordt er een nieuwe contractperiode aangemaakt, waarvoor procesflow ToDo contracten doorlopen wordt.
Raamovereenkomsten/mantelcontracten worden nu ondersteund, waarbij contracten met leveranciers onder een raamovereenkomst gehangen kunnen worden.
Bij contractafspraken kan nu ook een project en een afwijkende factuurfrequentie worden opgegeven. Ook is het mogelijk bij de verlenging de factuurfrequentie te aan te passen.
De autorisatie van medewerkers voor het uitvoeren van ToDo’s voor contracttaken wordt nu ingericht door het toewijzen van rollen/petten in lijn met uw organisatie t.b.v. contracten. (In een volgende release wordt het toewijzen van rollen/petten ook doorgevoerd voor de organisatie t.b.v. P2P).
Er wordt nu een audit-trail bijgehouden op het niveau van het contract, de periode en op de afspraken en afnameverplichtingen (van de contractperiode). Tevens worden bij de afspraken alle mutaties van prijs, aantallen en afnames bijgehouden, inclusief de gerelateerde handelingen in ImageCapture en Exact Globe in relatie tot de afnames van het contract.
De user interface van knoppenbalk / menu’s is geoptimaliseerd en een verbeterde toetsenbord navigatie
Maak nu een afspraak voor een demo en krijg grip op uw contracten.
Of bel +31 (0)23 750.59.10
Demo Shopper inplannen?