Herkent u de situatie dat u een contract bent vergeten op te zeggen voor de afloopdatum? Of dat er geen aanspraak gemaakt is op de kortingen die contractueel zijn bepaald? Of dat er prestaties door de leverancier niet zijn behaald? Of erger, dat de contracten onvindbaar zijn? Een effectief contractbeheer, het toepassen van signaleringen in contracten en een juiste integratie van inkoopcontracten in een applicatie zijn allemaal cruciale aspecten van een effectieve inkoop- en leveranciersstrategie binnen een organisatie.
Met Shopper Contractmanagement krijgt u snel en eenvoudig weer grip op uw inkoopcontracten
Contractbeheer verwijst naar het proces van het effectief opstellen, onderhandelen, implementeren en beheren van zakelijke contracten tussen een organisatie en haar leveranciers. Het omvat o.a. de volgende punten:
- Contractcreatie: Het opstellen van duidelijke, juridisch afdwingbare contracten die alle belangrijke voorwaarden en verplichtingen bevatten.
- Onderhandeling: Het proces van het bespreken en afstemmen van de contractvoorwaarden tussen de partijen, met als doel een overeenkomst te bereiken die voor beide gunstig is.
- Implementatie: Het in gang zetten van de activiteiten zoals overeengekomen in het contract, en ervoor zorgen dat beide partijen zich aan de overeenkomst houden.
- Beheer en monitoring: Het voortdurend bewaken van contractuele verplichtingen, prestaties en deadlines om ervoor te zorgen dat beide partijen aan hun verplichtingen voldoen.
Signaleringen in contracten zijn waarschuwingssystemen die zijn ontworpen om belangrijke gebeurtenissen, deadlines of voorwaarden in contracten te identificeren en te markeren. Hier zijn enkele voorbeelden van signaleringen in contracten:
- Vervaldatums: Signaleringen die aangeven wanneer contracten of bepaalde clausules binnen contracten aflopen, zodat tijdig actie kan worden ondernomen.
- Prestatie-indicatoren: Signaleringen die de prestaties van leveranciers volgen en waarschuwen voor mogelijke problemen of kansen voor verbetering.
- Prijsaanpassingen: Signaleringen voor geplande prijsaanpassingen of heronderhandelingen van contractvoorwaarden.
- Risico's: Signaleringen die potentiële contractuele risico's identificeren, zoals schendingen van regelgeving of contractuele verplichtingen.
Het hebben van grip op inkoopcontracten verwijst naar de mate waarin een organisatie in staat is haar inkoopprocessen effectief te beheren en te sturen door middel van contracten. Dit omvat:
- Centralisatie: Het consolideren van inkoopcontracten en -beheer om een overzichtelijke en gecoördineerde aanpak mogelijk te maken.
- Rapportage en analyse: Het verzamelen van gegevens over contractprestaties en kosten om te kunnen sturen op basis van feitelijke informatie.
- Compliance: Zorgen dat alle contractuele verplichtingen worden nageleefd, wat juridische risico's minimaliseert en de naleving van regelgeving waarborgt.
- Optimalisatie: Het continu evalueren en verbeteren van contracten en inkoopprocessen om kosten te verlagen en waarde te maximaliseren.
Het "uitnutten van inkoopcontracten" is van cruciaal belang om de waarde te maximaliseren die wordt verkregen uit de relaties met leveranciers en om de kosten te beheersen. Een grondige beoordeling en actieve opvolging van contractuele verplichtingen kan helpen om de operationele efficiëntie te verbeteren en de financiële resultaten van een organisatie te optimaliseren.
- Maximaliseren van kortingen: Zorg ervoor dat de organisatie alle kortingen en prijsvoordelen benut die in het contract zijn overeengekomen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er aankopen worden gedaan in overeenstemming met de volumevereisten om de juiste staffelkortingen te ontvangen.
- Prestatiebeheer: Monitor en evalueer de prestaties van leveranciers volgens de contractuele afspraken. Als er sprake is van tekortkomingen, moet actie worden ondernomen om de leverancier aan te sporen deze tekortkomingen aan te pakken.
- Tijdigheid: Zorg ervoor dat alle activiteiten en verplichtingen in overeenstemming met het contract worden uitgevoerd binnen de gestelde deadlines.
- Naleving van contractvoorwaarden: Zorg ervoor dat de organisatie en de leverancier zich houden aan alle voorwaarden en bepalingen in het contract, inclusief kwaliteitsnormen, leveringsschema's en eventuele wettelijke vereisten.
- Rapportage en analyse: Verzamel gegevens en voer analyses uit om de effectiviteit van het contract te meten en mogelijke verbeteringen te identificeren. Dit kan helpen bij het signaleren van kansen voor kostenbesparing of procesoptimalisatie.
- Heronderhandeling en Optimalisatie: Blijf alert op mogelijkheden om contracten te heronderhandelen of te optimaliseren wanneer de omstandigheden veranderen. Dit kan onder meer het herzien van prijsafspraken, het toevoegen van nieuwe clausules of het vernieuwen van contracten om deze aan te passen aan de behoeften van de organisatie.
- Optimalisatie factuurafhandeling: Contractafnames worden automatisch of handmatig goedgekeurd en doorgestuurd naar de financiële afdeling voor het ontvangen of betalen van de factuur. Als er ongebruikte contracten of openstaande bedragen zijn, kan men deze desgewenst afletteren.
Met een kleine investering kunt u als organisatie weer grip krijgen op uw contracten en zo veel geld besparen. Maak vandaag nog een afspraak voor een demonstratie om te zien wat Shopper voor uw organisatie kan betekenen.
Bel 023 7505910 of plan hier uw demonstratie afspraak in