Grip op het inkoopproces in attractie- en vakantieparken
Inkoop in de recreatiesector vraagt om flexibiliteit én controle.
Wat maakt inkoop- en contractmanagement in de recreatiesector anders?
Een organisatie in de recreatiesector heeft vaak een complexiteitaan inkoopprocessen. Denk daarbij aan organisatieonderdelen zoals Horeca, Retail, Onderhouds- en schoonmaakdiensten. Elk team moet dagelijks beslissen wat er ingekocht moet worden en op welk moment.
Nu bestellen of wachten? En precies daar ontstaat spanning: snelheid op locatie versus controle vanuit de financiële afdeling. Kortom de wens hierbij is flexibiliteit en gemak in bestellen maar optimale grip vanuit het financiële proces.
"Vrijheid op locatie is prima — maar wel met grip en controle vanuit het financiële proces."
Inkoop/Finance realiteit binnen de recreatiesectorDe typische pijnpunten
De pijnpunten die je waarschijnlijk herkent en waarom dit in de recreatiesector harder aankomt.
In de recreatiesector zie je grotere fluctuaties zoals weekenddrukte en evenementen. Stilstand raakt direct de gastbeleving. Als processen traag zijn, ontstaan er workarounds die de controle onderuit halen.
- Budgetcontrole komt te laat
Pas bij factuur, dus achteraf. - Versnipperde inkoopkanalen
OCI, portals, mail, bellen. - Seizoenspiek = uitzonderingen
Veel tijdelijke krachten en spoedbestellingen. - Onvoldoende audit trail
Wie keurde goed?, wie was bevoegd? Ook vind dity vaak achteraf plaats. - Factuurmatching kost tijd
Onduidelijke PO’s, geen ontvangst, afwijkingen.
Mini-check: Herken je dit?
Vink de punten aan die voor jouw organisatie gelden en zie direct je score en indicatie.
Vink punten aan om je indicatie te zien.
Wat Shopper oplost
Met Shopper maakt u het inkoopproces proactief. Geen bestelling meer de deur uit zonder vooraf goedkeuring op basis van je eigen procuratieschema en budgetinformatie. Als de binnenkomende factuur dan middels 3-way matching overeenkomt met de purchase order en ontvangsten, dan kan deze desgewenst automatisch ter betaling worden gesteld binnen het boekhoudsysteem. Bovendien zorgt Shopper voor een volledige audit trail vanuit het aanvraagproces, goedkeuringstappen en factuurverwerking. Zo geven wij grip en controle over uw inkoopprocessen.
Shopper is de inkoop-ruggengraat: één plek waar aanvragen, autorisaties, bestellen (via Webshop leverancier), ontvangst en factuurmatching samenkomen. Niet als extra administratie laag, maar als workflow proces dat de operatie sneller maakt en financieel meer grip geeft.
Teams op locatie kunnen zelfstandig werken binnen de afspraken en budgetten, terwijl de financiële afdeling direct inzicht krijgt in verplichtingen, uitzonderingen en audit trail. Facturen kunnen daarbij – desgewenst – automatisch ter betaling worden gesteld als de PO overeen komt met de levering en factuur (3-way matching)
Van reactief naar proactief inkopen
In veel organisaties is inkoop reactief ingericht. Grip ontstaat pas achteraf — wanneer de factuur binnenkomt — waardoor sturing vooral bestaat uit corrigeren en sturen via de 'achteruitkijkspiegel'. Shopper draait dit om door alle goedkeuringsstappen op basis van uw procuratiestappen en bevoegdheden vooraf te doorlopen. Er gaat geen bestelling de deur uit zonder dat u weet welke verplichting u als organisatie bent aangegaan.
Als de levering van producten en/of diensten met de binnengekomen factuur dan netjes overeenkomen dan worden deze middels 3-way matching desgewenst automatisch als boeking in het financiële systeem voor betaling klaargezet. Enkel de facturen die dan niet gematcht kunnen worden moeten nog in de facturatieflow worden goedgekeurd. Zo organiseren we het inkoop en financiën als één samenhangend proces.
Reactief inkopen
- Bewerkelijk proces
- Geen of nauwelijks registratie van contractafspraken
- Ontbreken van signaleringen
- Budgetten pas achteraf inzichtelijk
- Geen inzicht in te verwachten kosten
- Codering van facturen pas achteraf
- Alle facturen moeten worden gefiatteerd
- Geen audit trail over het volledige proces
Proactief inkopen met Shopper
- Volledige ondersteuning van het inkoopproces
- Vastleggen van contracten en budgetten als uitgangspunt
- Direct inzicht in verplichtingen en budgetuitputting
- Volledige integratie en realtime synchronisatie met uw financiële systeem
- Automatische goedkeuring waar mogelijk
- Digitale factuurfiattering
- Gebruik van catalogi, geïntegreerd met webshops (OCI)
- Volledige audit trail over het gehele proces
Hiermee verschuift grip van correctie achteraf naar sturing vooraf — precies waar inkoop het meeste effect heeft. meeste effect heeft. Geen bestelling zonder voorafgaande goedkeuring de deur uit.
Interactieve P2P-flow
Klik op een stap voor de details
Praktijk: zo werkt Shopper voor uw teams op locatie
Shopper is sterk omdat het aansluit op hoe teams op locatie écht werken. Het vraagt geen 'financiële-taal', maar ondersteunt dagelijkse beslissingen — en vertaalt die automatisch naar een controleerbaar inkoopproces.
Vaste leveranciers en frequente bestellingen lopen via de website van de leverancier (standaard OCI-externe web catalogus). Bestellen gaat snel en eenvoudig binnen afgesproken mandaten, met directe goedkeuring waar mogelijk.
Spoed en uitzonderingen horen bij techniek. Shopper maakt deze traceerbaar: bestellingen binnen mandaat lopen door, afwijkingen volgen een duidelijke workflow in plaats van losse afstemming.
Herhaalbestellingen en standaardartikelen zijn vooraf ingericht, met budgetten per locatie en desgewenst direct leverbaar uit het eigen magazijn. Teams weten wat kan en mogen zelfstandig werken zonder financiële verrassingen achteraf.
Van controle achteraf naar inzicht, grip en controle vooraf.
De essentie van Shopper is eenvoudig: inkoop werkt pas echt als het aansluit op hoe u medewerkers dagelijks werken en tegelijkertijd de financiële afdeling zekerheid geeft dat de financiële vastlegging juist en volledig is. Daarmee verschuift het proces van "achteraf corrigeren" naar "vooraf sturen".
"Als de inkoopdata klopt, wordt factuurverwerking ineens een stuk minder spannend."
Finance-inzicht: voorkom herstelwerk achterafEn dat is precies waarom Shopper vooraan in de keten staat. Alle informatie is voorafgaan aan de bestelling bekend. Als de levering dan netjes overeenkomt dan kan de factuur aan het einde van de keten op deze informatie gematcht worden. Zo kunnen we uw financiële processen verder optimaliseren en automatiseren. Alleen de facturen die nog afwijken zullen in de facturatieflow naar voren komen om daar geautoriseerd te worden.
- Grip op uw budget en autorisatie.
Op het moment dat er besteld wordt. - Inzicht in uw voorraad status en magazijn uitgifte.
Shopper beschikt over een eigen Magazijnmodule met integratie in het inkoopproces. - Inzicht in Verkoop versus Inkoop.
Koppeling met uw kassasysteem mogelijk. - Inzicht in uw contracten.
met actieve signalering zoals afloop en verlengdatum. - Sturen op KPI's zoals bv verminderen van leveranciers.
betere afspraken met uw vaste leveranciers en voorkomen van wildgroei. - Snellere factuurafhandeling.
ook selfbilling mogelijk. - Beschikbare audit trail.
Over het volledige Purchase-to-Pay proces.
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk dan de case study Hoe Slagharen inkoop structureerde met Shopper. Het is een concreet voorbeeld van hoe een (park)organisatie de stap maakt naar een voorspelbaar inkoopproces — zonder de operatie te vertragen.
© 2026 Shopper: Inkoop (P2P) voor attractie- & vakantieparken