Case study: Hoe Slagharen inkoop structureerde met Shopper
Attractie- & Vakantiepark Slagharen
Slagharen is meer dan een attractiepark. Met een vakantiepark, horeca, technische dienst en retail opereert het als een kleine stad. Dagelijks worden er tientallen tot honderden bestelbeslissingen genomen.
In 1963 werd Shetland Ponypark Slagharen geopend door de heer Henk Bemboom. Hij zag dat de ondernemers in Slagharen het steeds moeilijker kregen door de opkomst van de auto. Mensen kregen steeds meer vrije tijd en daardoor zag hij de oplossing in recreatie.
Het toenmalige Ponypark Slagharen is uitgegroeid tot Attractie- & Vakantiepark Slagharen, waarbij de pony's vaarwel zijn gezegd. Maar één ding is in die tijd nooit veranderd: nog steeds is Slagharen er om mensen te vermaken. Met meer dan 30 attracties in het attractiepark, 620 accommodaties op het vakantiepark en het subtropisch zwembad Aqua Mexicana, hebben ze ook wat te bieden.
Slagharen als parkorganisatie
- Type organisatie: attractie- en vakantiepark
- Operationele scope: tientallen locaties binnen één park
- Afdelingen: o.a. horeca, techniek, vakantiepark, retail
- Leveranciers: 450+
Business controller Stefan Markus bewaakt de financiële en operationele processen: "In het hoogseizoen moet alles kloppen. Dan wil je geen ruis of vertraging in je inkoop- en goedkeuringsproces."
Een park is geen kantooromgeving
Het bestaande inkoopproces binnen de organisatie stond al enige tijd onder druk. Volgens Stefan Markus was de kern van het probleem duidelijk:
"We hadden een maatwerkoplossing die technisch en organisatorisch end-of-life raakte. Die afhankelijkheid wilden we doorbreken."
De maatwerkoplossing voldeed jarenlang, maar bereikte zowel technisch als organisatorisch haar grenzen. De situatie werd extra kwetsbaar toen de enige specialist achter het systeem met pensioen ging. Op dat moment werden meerdere risico’s zichtbaar.
De organisatie liep onder andere tegen de volgende knelpunten aan:
Over het gebrek aan inzicht zegt Stefan:
"We hadden geen zicht meer op de status van verplichtingen. Soms kwamen ze niet eens door vanwege iets simpels als een speciaal teken."
Naast technische beperkingen ontbrak het ook aan transparantie in het proces. Het was niet altijd duidelijk wat de actuele status van een bestelling was.
"Was een bestelling goedgekeurd? Was er al geleverd? Je kon het nergens goed terugvinden."
Daarbij nam de druk vanuit compliance verder toe. De organisatie wilde beter kunnen verantwoorden hoe besluiten tot stand kwamen.
"We willen kunnen aantonen waarom iets is goedgekeurd, door wie en op basis waarvan. Die audit trail was onvoldoende."
De combinatie van technische veroudering, beperkte transparantie en strengere compliance-eisen maakte duidelijk dat het bestaande inkoopproces niet langer toekomstbestendig was.
Herkenbaar? Dan wil je dit even zien in een demo.
We tonen een park-scenario: locatie bestelt via OCI, autorisatie gebeurt automatisch, finance matcht op PO.
De aanpak
Bij de zoektocht naar een oplossing koos Slagharen bewust niet opnieuw voor maatwerk. De organisatie wilde een toekomstbestendige standaardoplossing die goed zou aansluiten op de bestaande IT-omgeving.
De keuze viel op Shopper als inkoopmanagementsysteem. Deze oplossing sloot aan op Exact Globe als financieel systeem en ScanSys voor de factuurverwerking.
Over de selectiecriteria zegt Stefan:
"We zochten een oplossing die beter inzicht gaf in wie wat bestelt, waarom en of het binnen budget past."
Met ondersteuning van BrainSys werd Shopper vervolgens ingericht en geďmplementeerd. Volgens Stefan verliep dat traject opvallend pragmatisch:
"Het fijne was: er was geen eindeloos voortraject. We konden gewoon aan de slag."
De implementatie kende bovendien een korte doorlooptijd.
De combinatie van een standaardoplossing, een goede aansluiting op de bestaande systemen en een voortvarende aanpak zorgde ervoor dat de organisatie snel de stap kon zetten naar een vernieuwd inkoopproces.
Verbeteringen door Shopper
Met de introductie van Shopper veranderde vooral de regie op het inkoopproces. De organisatie kreeg meer structuur, zonder de flexibiliteit te verliezen die nodig is in de dagelijkse praktijk.
Grip én vrijheid
iedere locatie kan nu zelfstandig bestellen, binnen vooraf ingestelde kaders.
"Iedere locatie kan nu zelf bestellen, maar wel binnen de gestelde grenzen. Dat geeft vrijheid én grip."
- Budgetlimieten per afdeling
- Autorisaties en toegangsrechten
- Heldere goedkeuringsflows
Volledig inzicht in het proces
Het volledige traject – van aanvraag tot levering en factuur – is inzichtelijk in één systeem.
"Je ziet nu wat er besteld is, wat er geleverd is én wat er is gefactureerd, en dat allemaal in één systeem."
- Realtime status van bestellingen
- Direct inzicht in verplichtingen
- Minder afhankelijkheid van losse lijsten of e-mails
Minder fouten
Door vaste workflows en bestelnummerherkenning is het aantal fouten sterk verminderd.
"Fouten door ontbrekende of foutieve verplichtingen behoren tot het verleden."
- utomatische matching
- Consistente processtappen
- Minder handmatige correcties
Compliance & audit trail
Ook op het gebied van compliance is een duidelijke stap gezet.
"Als ik nu een selectie maak, zie ik precies welke rechten iemand had om goed te keuren. Dat maakt een wereld van verschil."
- Volledige historie
- Transparante besluitvorming
- Accountant-proof proces
Flexibele inzet
Shopper wordt gefaseerd ingezet en biedt ruimte om verder uit te breiden wanneer dat nodig is.
"We gebruiken Shopper waar we dat nodig vinden. Later kunnen we eenvoudig uitbreiden."
Het resultaat
Tijdsbeparing
Processen verlopen sneller doordat informatie centraal beschikbaar is.
"Voorheen moesten we wachten op goedkeuringen of nieuwe verplichtingen. Nu ligt alles digitaal klaar."
Stabiliteit
Het proces is voorspelbaar en minder foutgevoelig.
Meer controle
De organisatie beschikt nu over:
- Betrouwbaar inzicht in verplichtingen
- Minder verrassingen achteraf
- Betere budgetbewaking
Betere samenwerking
Afdelingen weten precies waar ze aan toe zijn.
"Iedere afdeling weet nu precies waar ze aan toe zijn, wat ze mogen bestellen en wie moet goedkeuren."
Kern van de case
Slagharen verving een kwetsbare maatwerkoplossing door Shopper en realiseerde:
- Grip op inkoop
- Minder fouten en verstoringen
- Snellere goedkeuringen
- Volledige transparantie
- Toekomstbestendige inrichting
Zoals Stefan het zelf samenvat:
"Shopper geeft ons precies wat we zochten: overzicht, controle en rust in het proces."
© 2026 Shopper: Inkoop (P2P) voor attractie- & vakantieparken